随着监管趋严，目前私募基金行业已经进入快速“出清”阶段，越来越多的私募基金机构因经营异常等原因而被监管约谈。日前，中国基金业协会发布《关于加强经营异常机构自律管理相关事项的通知》，明确了私募基金管理人经营异常机构的情形以及相应的自律管理措施，同时多举措优化私募基金管理人分类信息展示，提升公示效能。
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何为异常经营的私募基金机构，主要是指私募基金机构存在如下情形：
第一，根据《关于私募基金管理人在异常经营情形下提交专项法律意见书的公告》（中基协发〔2018〕2号）应当提交专项法律意见书的异常经营情形。例如，私募基金管理人及法代、高管、实控人或主要出资人出现被公安、检察机关立案调查、被列为失信被执行人、被证券监管部门给予行政处罚、被交易所等自律组织给予自律处分等情形，可能会影响私募机构持续符合登记规定的。
第二，根据《关于加强私募基金信息报送自律管理与优化行业服务的通知》（中基协字〔2021〕107号），因未按时通过AMBERS系统提交年度财务报告、存在逾期未办结信息核查事项等原因而被列入信息报送异常机构，且超过12个月仍未完成整改的。第三，截至目前，仍未在AMBERS系统选择机构类型的。
第四，其他类私募基金管理人（不含QDLP等试点机构）无在管私募基金的。第五，除第（四）类情形外，在管私募基金全部清算后，超过12个月持续无在管私募基金的。第六，被金融监管部门、司法机关、其他行政机关认定为不能持续符合登记备案条件，或被认定为经营异常，且建议协会启动自律处置程序的。第七，法律法规和协会自律规则规定的其他不能持续符合登记备案条件的情形。
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在私募基金机构出现上述异常经营之时，根据监管要求，私募基金机构需委托律师事务所对有关事项进行查验，并出具专项法律意见书。此外，如私募机构出现未按时通过AMBERS系统提交年度财务报告、未在AMBERS系统选择机构类型等情形时还需要委托经中国证监会备案的会计师事务所出具相应的鉴证意见函、经审计无保留意见的历年未提交年度财务报告等。
现场约谈的主要内容是什么呢？首先，私募基金机构的主体经营合规性是重点，主要在于被约谈机构应当对机构成立以及历史变更的合规性、机构内部治理机制和运作的合规性、管理人登记以及经营合规性以及负面事件等进行梳理。其次，私募基金产品的募集、投资、管理和退出各个阶段的合规性，主要在于被约谈机构历史发行产品在“募、投、管、退”各个环节运作的合规性。最后，私募基金机构自律自查过程中的相关问题。
除此之外，异常经营私募机构还将面临监管部门的现场约谈或现场检查等。通常，现场约谈/检查人员由两名以上具备专业知识的人员组成，该约谈人员可能来自于基金业协会，也可能来自于协会指定的律师事务所或者会计师事务所等。并且，约谈时通常会进行录音录像等公开方式进行，不会出现偷录等行为。在此需要提别说明的是。作为被约谈对象，虽然具有配合的义务，但是如果面对超出现场约谈方案的内容，也是有权利拒绝的，具体的情形我们在后期文章中继续讨论。
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现场约谈时，监管部门可能会要求异常经营的私募基金机构提供私募基金管理人基本信息及自查情况表、私募投资基金基本信息（包括募集资金投向、基金运行情况等）以及其他自查、整改报告等。为此，建议各异常经营的私募基金机构接到监管约谈的通知后，高度重视，并积极准备如下相应资料：
第一，私募基金管理人基本信息及自查情况表等相关资料。具体如下：
1、基本信息及资料。例如现行有效的公司章程/合伙协议、营业执照、工商登记档案、公司各项管理制度、兼营及关联方情况、法定代表人及高管简历、员工劳动合同或兼职协议等。2、主要机构的议事决策机制。例如组织架构图，决策授权体系说明，投资决策会议有关议事规则，股东会、董事会及其他主要会议纪要等。3、财务状况。例如注册资本实缴出资凭证及近三年审计报告、近三个会计年度的科目余额表（细分至最末一级科目）、包括期初余额、本期发生额和期末余额。4、内部控制相关文件。例如私募基金管理人与关联机构之间或集团内部的业务合作情况、业务隔离与人员隔离、关联交易情况及相关审批记录、利益冲突及利益输送防范等情况。5、管理人登记以及合规管理等情况。例如私募基金管理人向中国证券投资基金业协会提交的法律意见书（包括申请登记、重大事项变更及其他依协会要求提交事项）、定期或不定期的合规审查报告、投资者适当性审查报告、合规人员简历等。7、诚信信息情况。即私募基金管理人及实控人、高管、对管理人施加重大影响的关联方涉及刑事处罚、行政处罚、行政监管措施、自律措施、诉讼、仲裁等情况以及相关材料。
第二，私募投资基金（包括未完成备案手续基金，以及清算时间在两年内的基金）的基本情况、募集资金投向、基金运行情况等
1、基金产品备案相关资料。例如基金合同、合伙协议以及相关补充协议等。2、募集相关资料。例如募集说明书、宣传推介材料、风险揭示书、产品风险评级材料、投资者适当性资料、代销协议、投资者名单，产品成立以来的认申赎/份额转让记录、基金募集账户流水等。3、产品投资决策情况。非证券类产品提供投资协议（需穿透至底层资产）、尽职调查报告、审批材料、投后管理报告、项目增信措施证明等。证券类产品提供相关投资决策会议纪要或其他能证明投资决策产生过程的记录。4、产品托管情况。托管人报告、托管协议、托管银行账户流水（要求每笔资金往来均能显示对方账号及户名）；无托管产品请提供在协会备案时出具的无托管相关承诺/说明，及产品的银行账户流水。5、交易情况。基金异常交易报告，包括交易所、托管行提示函及基金经理异常交易说明等；基金投资交易过程中的股票、债券等交易流水；底层投资需穿透的，请提供必要的交易情况说明或项目交易结构图。6、信息披露情况。基金产品自成立以来的所有定期和临时信息披露材料。如产品已清算，需一并提供相关清算报告。7、基金产品财务资料。例如基金估值记录及会计核算资料等。产品已分配收益的，提供历次收益分配决议等相关材料。
第三，其他自查、整改报告等
如私募基金机构在之前自律自查过程中遇到未解决的问题或证监局的检查过程中被提出相关整改问题的，被约谈机构应当主动披露相关材料，如检查通知、整改通知、自律报告、整改报告等，并就该等问题提出切实可行的整改方案。
近些年，私募基金行业监管态势逐渐趋严，相关机构面临的行政检查、自律自查等活动越来越多，私募基金机构以及高管等从业人员都应当加强自身在合规工作中的自律意识和专业能力。唯有敬畏金融，方能持久生存。
